Tạo và duyệt đơn đặt hàng

Video hướng dẫn thao tác thực tế, bạn có thể xem trước khi đọc chi tiết bên dưới.

↗ Mở video gốc trên Jam.dev

Đơn đặt hàng ghi nhận nhu cầu mua và nhà cung cấp được chọn. Duyệt đơn chưa làm tăng tồn; hàng chỉ vào kho sau khi phiếu nhập liên quan được hoàn tất.

Tra cứu danh sách

1. Mở Kho → Đặt hàng nhập.

2. Mặc định dùng tab Tất cả (1); chọn dấu + để lưu một chế độ lọc riêng nếu cần.

3. Tìm theo mã đơn hoặc nhà cung cấp tại ô (2).

4. Đối chiếu mã đơn, ngày tạo, chi nhánh, trạng thái, nhà cung cấp, nhân viên tạo, số lượng đặt và giá trị.

5. Chọn mã đơn để mở chi tiết hoặc chọn Tạo Đơn Đặt Hàng (4).

Phần 1 — Nhập vật tư cần đặt

1. Tại Danh sách vật tư (1), tìm và thêm từng vật tư cần mua.

2. Nhập Số lượng lớn hơn 0 tại vị trí 2 cho từng dòng và kiểm tra VAT từ 0 đến 100.

3. Không thêm trùng cùng một vật tư.

4. Kiểm tra danh sách đã đủ nhu cầu trước khi chọn nhà cung cấp.

Phần 2 — So sánh và chọn nhà cung cấp

1. Tại So sánh nhà cung cấp (1), đối chiếu tiền hàng, VAT, chiết khấu, thành tiền sau chiết khấu, thời gian giao, điều kiện thanh toán, chứng từ và mức đáp ứng vật tư.

2. Hệ thống chỉ đưa vào bảng nhà cung cấp có ít nhất một vật tư được khai báo đơn giá lớn hơn 0.

3. Chọn một nhà cung cấp đáp ứng phù hợp tại vị trí (3).

4. Nếu nhà cung cấp hiển thị Thiếu tại Hạng mục vật tư (2), các vật tư không được đáp ứng sẽ không được gửi trong đơn hiện tại; chúng vẫn còn trong nhu cầu để có thể tạo đơn khác với nhà cung cấp khác.

Không chỉ chọn nhà cung cấp theo tổng tiền thấp nhất; cần kiểm tra đủ hạng mục, thời gian giao và điều kiện thanh toán.

Xem chi tiết nhà cung cấp trước khi chọn

1. Chọn Xem chi tiết tại vị trí 5 để mở biểu mẫu Chi tiết nhà cung cấp.

2. Chọn tab của đúng nhà cung cấp, kiểm tra vật tư mà nhà cung cấp có thể cung cấp.

3. Điều chỉnh SL thực tế và Đơn giá của từng vật tư khi cần; có thể cập nhật thời gian giao, địa chỉ nhận và xác nhận chứng từ kèm theo.

4. Đóng biểu mẫu để đồng bộ lại các thông tin vừa chọn vào bảng so sánh. Chỉ chọn nhà cung cấp sau khi đã kiểm tra số lượng thực tế.

Phần 3 — Kiểm tra vật tư đề xuất và thanh toán

1. Sau khi chọn nhà cung cấp, hệ thống tạo Danh sách vật tư đề xuất từ Danh sách vật tư và các vật tư mà nhà cung cấp có thể cung cấp đã chọn trong So sánh nhà cung cấp.

2. Kiểm tra lại nhà cung cấp, số lượng đề xuất, đơn giá và các dòng chưa được đáp ứng trước khi tạo đơn.

3. Số lượng đề xuất không vượt số lượng thực tế nhà cung cấp có thể cung cấp và số lượng yêu cầu; có thể điều chỉnh theo quyết định mua thực tế.

4. Tại Thanh toán (3), kiểm tra tiền hàng, VAT, giảm giá, chi phí nhập hàng và tiền cần trả nhà cung cấp.

5. Chọn Thanh toán ngay hoặc Thanh toán sau theo thỏa thuận. Nếu thanh toán ngay, khai báo đủ phương thức và số tiền theo biểu mẫu.

Phần 4 — Hoàn tất thông tin chung

1. Tại Thông tin chung , kiểm tra chi nhánh nhận.

2. Chọn ngày nhận dự kiến nếu đã xác định.

3. Chọn Người yêu cầu và Người duyệt theo quy trình nội bộ.

4. Nhập mã tham chiếu và ghi chú nếu có. Mã đơn đặt hàng do hệ thống tự sinh.

5. Chọn Tạo đơn đặt hàng ** để lưu chờ xét duyệt hoặc Tạo và duyệt** nếu tài khoản có quyền và dữ liệu đã được xác minh.

Khi đang tạo mới, đơn chưa có lịch sử nên màn hình chưa hiển thị dữ liệu tại phần này. Sau khi lưu, mở lại chi tiết đơn để theo dõi các lần tạo, duyệt, nhập hàng và cập nhật trạng thái trong Lịch sử.

Duyệt và theo dõi nhập hàng

1. Mở đơn đặt hàng tại vị trí 3.

2. Kiểm tra lại vật tư, số lượng, nhà cung cấp, giá, VAT, chiết khấu và thông tin chung.

3. Chọn Duyệt. Đơn chuyển sang Chờ nhập.

4. Khi đơn ở trạng thái Chờ nhập, mở chi tiết đơn rồi chọn Nhập hàng để tạo phiếu nhập.

5. Nếu mới nhận một phần, trạng thái chuyển thành Nhập một phần; tiếp tục nhập phần còn lại từ chính đơn này.

6. Khi đã nhận đủ, trạng thái chuyển thành Nhập toàn bộ/Đã nhập đủ theo nhãn đang hiển thị.

Hoàn thành khi

Đơn đã được duyệt, nhà cung cấp và vật tư đúng nhu cầu; nếu đã nhận hàng, trạng thái phản ánh đúng số lượng thực tế.

Nếu không duyệt được

Kiểm tra đơn có ít nhất một vật tư, số lượng hợp lệ, một nhà cung cấp được chọn, người yêu cầu và tài khoản có quyền duyệt.