Chốt kho và kiểm kê

Video hướng dẫn thao tác thực tế, bạn có thể xem trước khi đọc chi tiết bên dưới.

↗ Mở video gốc trên Jam.dev

Phiên chốt kho giúp đối chiếu số lượng hệ thống với số lượng kiểm đếm thực tế. Hoàn tất hoặc duyệt phiên không tự thay đổi tồn kho; nếu có chênh lệch, cần tạo và duyệt phiếu điều chỉnh tồn kho.

Trước khi bắt đầu

1. Hoàn tất các phiếu nhập, xuất và chuyển kho đang xử lý trong phạm vi kiểm kê.

2. Sắp xếp vật tư về đúng vị trí để tránh bỏ sót hoặc kiểm đếm trùng.

3. Xác định kho, khu vực, người kiểm kê, người giám sát và người phê duyệt.

Tạo phiên chốt kho

1. Mở Kho → Chốt kho, chọn Tạo phiên chốt kho.

2. Kiểm tra kho hiện tại và chọn một khu vực hoặc Tất cả khu vực.

3. Chọn ít nhất một Người kiểm kê, sau đó chọn Người giám sát và Người phê duyệt.

4. Nhập hạn hoàn thành và kỳ chốt nếu biểu mẫu yêu cầu. Các kỳ chốt không được chồng lấn.

5. Chọn Tạo phiên.

Hệ thống không tạo phiên mới nếu phạm vi đã có phiên chưa đóng hoặc không có vật tư để kiểm kê.

Nhập kết quả kiểm kê

1. Mở phiên ở trạng thái Chờ kiểm kê hoặc Đang kiểm kê. Dùng ô Tìm mã vật tư, tên, nhóm (1) để tìm nhanh dòng cần kiểm.

2. Đối chiếu mã vật tư, tên vật tư, đơn vị, vị trí lưu kho, lô và hạn sử dụng; xem số lượng tại cột Tồn hệ thống (2).

3. Kiểm đếm tại kho rồi nhập số lượng vào Tồn thực tế (3). Có thể dùng nút −/+ hoặc nhập trực tiếp theo điều khiển đang hiển thị.

4. Kiểm tra Chênh lệch (4) và giá trị chênh lệch hệ thống tự tính. Trong ảnh, tồn hệ thống là 28, tồn thực tế là 27, vì vậy chênh lệch là -1.

5. Nếu có nhiều vật tư, lặp lại đến khi chỉ số Đã kiểm / Tổng cần kiểm cho biết toàn bộ dòng đã được kiểm.

6. Với phạm vi Tất cả khu vực, chuyển lần lượt qua từng khu vực và chỉ hoàn tất tại khu vực cuối cùng.

Hoàn tất và phê duyệt

1. Kiểm tra không còn dòng chưa kiểm và rà soát lại các chênh lệch.

2. Chọn Hoàn Tất Kiểm Kê (5). Phiên chuyển sang Chờ phê duyệt.

3. Người phê duyệt mở phiên, đối chiếu số lượng và chọn Duyệt phiên.

4. Nếu cùng một người vừa kiểm kê vừa có quyền phê duyệt, giao diện có thể cho phép hoàn tất và duyệt trong cùng luồng.

5. Khi cần sửa kết quả, dùng chức năng mở lại nếu phiên đang chờ phê duyệt và tài khoản có quyền phù hợp.

Các trạng thái thường gặp:

• Chờ kiểm kê: phiên vừa được tạo.

• Đang kiểm kê: đã bắt đầu nhập kết quả.

• Chờ phê duyệt: đã hoàn tất kiểm đếm, đang chờ duyệt.

• Đã đóng: kết quả kiểm kê đã được duyệt.

• Đã hủy: phiên không còn hiệu lực.

Xử lý chênh lệch sau khi đóng phiên

1. Mở phiên Đã đóng và kiểm tra các dòng có chênh lệch.

2. Chọn tạo phiếu điều chỉnh tồn kho từ phiên chốt.

3. Kiểm tra vật tư, lô, vị trí và số lượng điều chỉnh được điền từ kết quả kiểm kê.

4. Gửi duyệt phiếu điều chỉnh. Tồn kho chỉ thay đổi sau khi phiếu này được duyệt.

Xem tiếp Điều chỉnh tồn kho.

Hoàn thành khi

Phiên ở trạng thái Đã đóng, toàn bộ vật tư đã được kiểm và chênh lệch đã được xác minh. Nếu cần cập nhật tồn, phiếu điều chỉnh liên quan cũng phải được duyệt.